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Vantagens do EDI: Como aproveitar?

As vantagens do EDI são um diferencial para as empresas. Um dos grandes desafios dos gestores é conseguir organizar a comunicação entre os setores da empresa, utilizando seus próprios canais e sistemas de informação. Essa tarefa se torna mais complexa quando acrescentamos fornecedores, parceiros e clientes à rede que compõe o dia a dia corporativo. 

Aliás, chega a ser difícil compreender como, antigamente, as companhias conduziam seus negócios com registros manuais. Houve uma série de esforços e melhorias em torno do tema. Elas buscaram assim a padronização, automatização das transações comerciais até chegarmos ao EDI atual.

Você deve estar se perguntando: afinal, o significa EDI? Vamos abordar o que é, quais os benefícios, tipos de arquivos usados e sua contribuição na gestão da cadeia produtiva.

Como funciona o EDI

Electronic Data Interchange, significa Intercâmbio Eletrônico de Dados ou Troca Eletrônica de Dados. De forma simples, refere-se à transmissão eletrônica de documentos padronizados entre sistemas de computadores diferentes. 

Por exemplo, grandes montadoras colecionam em média 2,5 mil fornecedores. A fim de manter o fluxo funcionando perfeitamente, é preciso uma comunicação constante, precisa e ágil com todas as empresas. A partir dessa necessidade, surgiu enfim o EDI para automatizar o envio e recebimento de documentos entre parceiros comerciais.

O sistema é portanto, uma forma de aumentar a eficiência no processo de intermediação de negociações. O EDI permite cruzar informações relativas à Nota Fiscal, comprovantes, dados de produtos, entregas, pagamentos entre outros.

Vantagens do EDI

Automatizar etapas recorrentes que eram realizadas de maneira manual, já é uma grande vantagem para o desempenho da corporação. Entre outras vantagens do EDI estão a redução de falhas, redução de custos, agilidade nos processos, aumento de produtividade, assim como, melhora no controle de produtos em estoque e transporte.

Arquivos enviados por EDI

Notas Fiscais – NOTFIS: contém as mesmas informações das notas fiscais, porém com a Nota Fiscal Eletrônica as empresas preferem enviar no formato “xml”.

Conhecimentos de transporte – CONEMB: contém informações sobre Conhecimentos de Transporte gerados pelas transportadoras. Quando há redespacho, os dados são enviados de transportadora para transportadora.

Ocorrência de entregas – OCOREN: contém informações sobre os produtos durante o transporte como atrasos, extravios e danos (coletas e entregas realizadas).

Documento de cobrança – DOCCOB: contém informações sobre a lista de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) que foram liberados para pagamento. 

Vantagens do EDI na Logística 

O EDI começou a ser aplicado primeiramente no varejo e na indústria de transportes. Assim, desde o início contribuiu com a área de logística, sendo o EDI PROCEDA o padrão mais adotado pelo setor.

Na década de 90, uma empresa de TI chamada Proceda desenvolveu um formato padronizado para compartilhar dados de transporte. O padrão funcionou e começou a ser incorporado por marcas de todo o país, tornando-se referência.

Vantagens do EDI no Transporte 

Como uma das etapas integrantes do setor de logística, o transporte de produtos requer grande troca de dados e relatórios. Nessa fase, o sistema EDI ajuda a empresa contratante e a transportadora durante o processo.

Basicamente, o fluxo acontece da seguinte maneira: a empresa reúne as notas fiscais eletrônicas dos produtos que serão despachados e gera um arquivo NOTFIS em seu sistema com acesso ao EDI.

O documento é enviado a transportadora, que confere as informações e gera outro arquivo denominado Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Esse registro acompanha todas as etapas do serviço de transporte. Com o CT-e, é possível produzir outros modelos de EDIs como CONEMB, DOCCOB e OCOREN, que permitem o rastreamento dos itens e atualização do TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte). 

Ou seja, o EDI permite enviar para a transportadora, informações sobre notas fiscais e cargas liberadas para faturamento. Já a transportadora pode direcionar para o cliente informações como entregas realizadas, entregas não realizadas ou malsucedidas, itens embarcados para transporte, itens faturados, dados de cobrança pelas entregas realizadas.

Como um ERP atua nesse processo

As atividades dentro da indústria são complexas e dinâmicas e quanto mais automatizado for o processo melhor. Por isso, todas as etapas da cadeia produtiva devem ser otimizadas pela tecnologia e integradas pelas ferramentas certas. Esse alinhamento inclui o sistema EDI. 

Além de compartilhar informação e acompanhar a evolução da fabricação, o ERP tem uma função importante nesse processo uma vez que o software tem a capacidade de traduzir para o usuário os dados contidos no arquivo EDI.

Então, a solução de gestão importa os documentos EDI, decodifica a informação que está em arquivo texto para o usuário, gera os pedidos de forma automática e encaminha esse conhecimento para as ferramentas que integram a gestão de departamentos como estoque, logística e financeiro. 

Integração com WMS

Dentro do ERP, você encontra recursos como o WMS (Warehouse Management System), ferramenta especializada em controle de estoque. Essa área do ERP permite automatizar as atividades operacionais do armazém, e então localizar com rapidez os produtos estocados e controlar a entrada e saída dos itens. 

As informações produzidas e organizadas pelo EDI, por serem sobre movimentação de materiais, estão diretamente ligadas a administração realizada pelo WMS. Com dados sobre a entrega de produtos, tempo de deslocamento dos itens, pagamentos efetuados, especificações de peças, rastreabilidade das mercadorias, entre outras indicações que o sistema oferece, os profissionais da cadeia produtiva conseguem controlar melhor o estoque e, consequentemente, o fluxo de valor. Além disso, a indústria melhora o relacionamento com os seus parceiros e clientes.

A EBInterchange possui mais de 15 anos de experiência em integração de sistemas e projetos EDI. Entre em contato conosco e conheça mais sobre o EDI e as vantagens que ele pode trazer para sua empresa.

oportunidade para o e-commerce

Oportunidade para o e-commerce em meio à crise

O surto de coronavírus também é uma oportunidade para o e-commerce brasileiro, que continua em ascensão: em 2010, obteve um faturamento de R$ 16,8 bilhões. Em 2019, 9 anos depois, esse número subiu para R$ 75,1 bilhões, segundo Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm).

Mas, apesar desse aumento bastante significativo, o e-commerce, em 2019, representava apenas cerca de 5% do varejo brasileiro como um todo. Portanto, há muito espaço para crescer.

Por isso, apesar da crise e do medo, que é indiscutível, existe um momento também de oportunidade. Muitos lugares ao redor do globo, inclusive no Brasil, têm fechado as portas, cancelado eventos, a fim de evitar as aglomerações, pois isso fortalece a contaminação pelo vírus.

São medidas necessárias, claro. Mas como as pessoas farão para comprar produtos básicos para a sobrevivência, como alimentos, materiais de higiene ou qualquer outro produto que queira?

Quase tudo na internet

Hoje é possível comprar quase tudo em lojas virtuais. Hoje, vários supermercados já vendem carne fresca pela internet. Também já é possível comprar muitos remédios, produtos farmacêuticos, alimentos, roupas, pelo comércio eletrônico.

Por isso, o varejo online tem uma grande oportunidade de crescimento. Mas, mais do que isso, surge também como uma alternativa bastante eficaz a esse momento crítico. Um caminho para que as pessoas não precisem parar suas vidas completamente. É também uma forma dos varejistas offline não se prejudiquem tanto com a situação.

Oportunidade para o e-commerce requer foco

Se você tem uma loja física e uma loja virtual, comece agora mesmo a investir na loja virtual. Faça uma campanha de reeducação com os seus clientes. Apresente os canais online da sua loja, e os convide a continuar consumindo pela internet.

Assim, mesmo que precise fechar a loja física ou que ela esteja vazia por conta da quarentena, você terá esse outro canal de negócio — que será, inclusive, um diferencial em tempos como esses.

Mas lembre-se de que a concorrência no varejo online será ainda maior nesse período e as lojas que oferecerem a melhor experiência de compra sairão na frente. Por isso, não se esqueça de tomar alguns cuidados para que o funcionamento do seu e-commerce seja eficiente:

  • Invista em vitrines eficientes que mostrem os produtos mais relevantes para o consumidor;
  • Aposte em uma busca inteligente, para que o cliente tenha um fácil e rápido acesso aos produtos que procura;
  • Reorganize a oferta de produtos, para que não sejam apresentados aqueles que não poderão ser entregues, devido à situação de isolamento e/ou de rotas comerciais suspensas;
  • Informe-se sobre como as transportadoras estão trabalhando. Veja quais funcionarão normalmente e quais diminuirão a frequência de trabalho;
  • Deixe bem claras as condições de compra, principalmente no que diz respeito à entrega.

O e-commerce como saída em tempos de isolamento

Precisamos estar preparados para tudo, sem desespero. Podemos e devemos sim preservar nossa saúde e a vida da população. Mas, além disso, podemos ajudar as pessoas a terem acesso ao máximo de serviços e produtos com o auxílio da internet.