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Vantagens do EDI: Como aproveitar?

As vantagens do EDI são um diferencial para as empresas. Um dos grandes desafios dos gestores é conseguir organizar a comunicação entre os setores da empresa, utilizando seus próprios canais e sistemas de informação. Essa tarefa se torna mais complexa quando acrescentamos fornecedores, parceiros e clientes à rede que compõe o dia a dia corporativo. 

Aliás, chega a ser difícil compreender como, antigamente, as companhias conduziam seus negócios com registros manuais. Houve uma série de esforços e melhorias em torno do tema. Elas buscaram assim a padronização, automatização das transações comerciais até chegarmos ao EDI atual.

Você deve estar se perguntando: afinal, o significa EDI? Vamos abordar o que é, quais os benefícios, tipos de arquivos usados e sua contribuição na gestão da cadeia produtiva.

Como funciona o EDI

Electronic Data Interchange, significa Intercâmbio Eletrônico de Dados ou Troca Eletrônica de Dados. De forma simples, refere-se à transmissão eletrônica de documentos padronizados entre sistemas de computadores diferentes. 

Por exemplo, grandes montadoras colecionam em média 2,5 mil fornecedores. A fim de manter o fluxo funcionando perfeitamente, é preciso uma comunicação constante, precisa e ágil com todas as empresas. A partir dessa necessidade, surgiu enfim o EDI para automatizar o envio e recebimento de documentos entre parceiros comerciais.

O sistema é portanto, uma forma de aumentar a eficiência no processo de intermediação de negociações. O EDI permite cruzar informações relativas à Nota Fiscal, comprovantes, dados de produtos, entregas, pagamentos entre outros.

Vantagens do EDI

Automatizar etapas recorrentes que eram realizadas de maneira manual, já é uma grande vantagem para o desempenho da corporação. Entre outras vantagens do EDI estão a redução de falhas, redução de custos, agilidade nos processos, aumento de produtividade, assim como, melhora no controle de produtos em estoque e transporte.

Arquivos enviados por EDI

Notas Fiscais – NOTFIS: contém as mesmas informações das notas fiscais, porém com a Nota Fiscal Eletrônica as empresas preferem enviar no formato “xml”.

Conhecimentos de transporte – CONEMB: contém informações sobre Conhecimentos de Transporte gerados pelas transportadoras. Quando há redespacho, os dados são enviados de transportadora para transportadora.

Ocorrência de entregas – OCOREN: contém informações sobre os produtos durante o transporte como atrasos, extravios e danos (coletas e entregas realizadas).

Documento de cobrança – DOCCOB: contém informações sobre a lista de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) que foram liberados para pagamento. 

Vantagens do EDI na Logística 

O EDI começou a ser aplicado primeiramente no varejo e na indústria de transportes. Assim, desde o início contribuiu com a área de logística, sendo o EDI PROCEDA o padrão mais adotado pelo setor.

Na década de 90, uma empresa de TI chamada Proceda desenvolveu um formato padronizado para compartilhar dados de transporte. O padrão funcionou e começou a ser incorporado por marcas de todo o país, tornando-se referência.

Vantagens do EDI no Transporte 

Como uma das etapas integrantes do setor de logística, o transporte de produtos requer grande troca de dados e relatórios. Nessa fase, o sistema EDI ajuda a empresa contratante e a transportadora durante o processo.

Basicamente, o fluxo acontece da seguinte maneira: a empresa reúne as notas fiscais eletrônicas dos produtos que serão despachados e gera um arquivo NOTFIS em seu sistema com acesso ao EDI.

O documento é enviado a transportadora, que confere as informações e gera outro arquivo denominado Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Esse registro acompanha todas as etapas do serviço de transporte. Com o CT-e, é possível produzir outros modelos de EDIs como CONEMB, DOCCOB e OCOREN, que permitem o rastreamento dos itens e atualização do TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte). 

Ou seja, o EDI permite enviar para a transportadora, informações sobre notas fiscais e cargas liberadas para faturamento. Já a transportadora pode direcionar para o cliente informações como entregas realizadas, entregas não realizadas ou malsucedidas, itens embarcados para transporte, itens faturados, dados de cobrança pelas entregas realizadas.

Como um ERP atua nesse processo

As atividades dentro da indústria são complexas e dinâmicas e quanto mais automatizado for o processo melhor. Por isso, todas as etapas da cadeia produtiva devem ser otimizadas pela tecnologia e integradas pelas ferramentas certas. Esse alinhamento inclui o sistema EDI. 

Além de compartilhar informação e acompanhar a evolução da fabricação, o ERP tem uma função importante nesse processo uma vez que o software tem a capacidade de traduzir para o usuário os dados contidos no arquivo EDI.

Então, a solução de gestão importa os documentos EDI, decodifica a informação que está em arquivo texto para o usuário, gera os pedidos de forma automática e encaminha esse conhecimento para as ferramentas que integram a gestão de departamentos como estoque, logística e financeiro. 

Integração com WMS

Dentro do ERP, você encontra recursos como o WMS (Warehouse Management System), ferramenta especializada em controle de estoque. Essa área do ERP permite automatizar as atividades operacionais do armazém, e então localizar com rapidez os produtos estocados e controlar a entrada e saída dos itens. 

As informações produzidas e organizadas pelo EDI, por serem sobre movimentação de materiais, estão diretamente ligadas a administração realizada pelo WMS. Com dados sobre a entrega de produtos, tempo de deslocamento dos itens, pagamentos efetuados, especificações de peças, rastreabilidade das mercadorias, entre outras indicações que o sistema oferece, os profissionais da cadeia produtiva conseguem controlar melhor o estoque e, consequentemente, o fluxo de valor. Além disso, a indústria melhora o relacionamento com os seus parceiros e clientes.

A EBInterchange possui mais de 15 anos de experiência em integração de sistemas e projetos EDI. Entre em contato conosco e conheça mais sobre o EDI e as vantagens que ele pode trazer para sua empresa.

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Coronavírus: Minimizando o impactos no Ecommerce

Com o crescimento desenfreado do Coronavírus pelo mundo, a produção de matéria-prima está diminuindo a cada dia que passa, já que as ações estão voltadas para o controle e erradicação do vírus.

Para piorar, isso tudo aconteceu no período muito próximo ao do ano novo chinês, então muitas fábricas entram em recesso…

O volume de produção dessas fábricas, portanto, diminuiu exponencialmente, o que acarreta na falta de produtos no comércio. 

Inclusive, algumas indústrias de grandes empresas – como a Motorola e a Samsung – já declararam a probabilidade de falta de matéria-prima em pouco tempo.

Hoje em dia, por mais que as empresas trabalham com estoque físico, esses estoques são limitados a um determinado número de dias, pois eles representam o volume necessário para aguardar a próxima importação e não ter falta de produtos.

É um costume bem comum entre os empreendedores digitais não ter um estoque com um volume grande para não correr o risco de ter então, mercadoria empacada. Inclusive, essa é uma recomendação.

Mas, em casos como esse, quando a produção para e os atrasos começam a acontecer, o ciclo do Ecommerce quebra.

No Brasil, os empreendedores já sentem o impacto da epidemia nos seus negócios. Existem atrasos na entrega de produtos e matéria-prima resultam na desaceleração da produção das empresas.

Entretanto, essa situação desagradável não atinge apenas os grandes do empreendedorismo. Pequenos e médios empreendedores que dependem de matéria-prima e produtos vindos de outros países também são igualmente afetados.

O lojista, por exemplo, terá que lidar com reclamações, processos, despesas com indenização de clientes… 

Mas, em meio a essa situação nada agradável, existe três formas para minimizar o impacto do coronavírus no seu negócio. 

Não dependa de apenas um fornecedor

Independentemente do seu fornecedor ser chinês, brasileiro ou de qualquer outra nacionalidade, não vale a pena depender só dele.

É importante, portanto, que o seu negócio tenha uma diversidade de fornecedores por produto e por categoria. Assim, em casos do seu fornecedor principal falhar, tem outros prontos para suprir a sua necessidade.

Pense no seguinte: suponha que um produto seu é responsável por grande parte do lucro da empresa, mas você tem apenas um fornecedor para repor o estoque deste produto.    

Se o único fornecedor não puder repor para você na data estipulada, como resultado, você corre riscos de perder diversas vendas por falta de produtos. 

Isso é um erro básico que pode ser evitado se você simplesmente mapear outros bons fornecedores da categoria.

Expanda o seu estoque

Em geral, manter um estoque mínimo é eficiente, principalmente, para evitar gastos altos com um produto que pode ficar parado. Muitos empreendedores fazem isso para fugir dos riscos…