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Vantagens do EDI: Como aproveitar?

As vantagens do EDI são um diferencial para as empresas. Um dos grandes desafios dos gestores é conseguir organizar a comunicação entre os setores da empresa, utilizando seus próprios canais e sistemas de informação. Essa tarefa se torna mais complexa quando acrescentamos fornecedores, parceiros e clientes à rede que compõe o dia a dia corporativo. 

Aliás, chega a ser difícil compreender como, antigamente, as companhias conduziam seus negócios com registros manuais. Houve uma série de esforços e melhorias em torno do tema. Elas buscaram assim a padronização, automatização das transações comerciais até chegarmos ao EDI atual.

Você deve estar se perguntando: afinal, o significa EDI? Vamos abordar o que é, quais os benefícios, tipos de arquivos usados e sua contribuição na gestão da cadeia produtiva.

Como funciona o EDI

Electronic Data Interchange, significa Intercâmbio Eletrônico de Dados ou Troca Eletrônica de Dados. De forma simples, refere-se à transmissão eletrônica de documentos padronizados entre sistemas de computadores diferentes. 

Por exemplo, grandes montadoras colecionam em média 2,5 mil fornecedores. A fim de manter o fluxo funcionando perfeitamente, é preciso uma comunicação constante, precisa e ágil com todas as empresas. A partir dessa necessidade, surgiu enfim o EDI para automatizar o envio e recebimento de documentos entre parceiros comerciais.

O sistema é portanto, uma forma de aumentar a eficiência no processo de intermediação de negociações. O EDI permite cruzar informações relativas à Nota Fiscal, comprovantes, dados de produtos, entregas, pagamentos entre outros.

Vantagens do EDI

Automatizar etapas recorrentes que eram realizadas de maneira manual, já é uma grande vantagem para o desempenho da corporação. Entre outras vantagens do EDI estão a redução de falhas, redução de custos, agilidade nos processos, aumento de produtividade, assim como, melhora no controle de produtos em estoque e transporte.

Arquivos enviados por EDI

Notas Fiscais – NOTFIS: contém as mesmas informações das notas fiscais, porém com a Nota Fiscal Eletrônica as empresas preferem enviar no formato “xml”.

Conhecimentos de transporte – CONEMB: contém informações sobre Conhecimentos de Transporte gerados pelas transportadoras. Quando há redespacho, os dados são enviados de transportadora para transportadora.

Ocorrência de entregas – OCOREN: contém informações sobre os produtos durante o transporte como atrasos, extravios e danos (coletas e entregas realizadas).

Documento de cobrança – DOCCOB: contém informações sobre a lista de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) que foram liberados para pagamento. 

Vantagens do EDI na Logística 

O EDI começou a ser aplicado primeiramente no varejo e na indústria de transportes. Assim, desde o início contribuiu com a área de logística, sendo o EDI PROCEDA o padrão mais adotado pelo setor.

Na década de 90, uma empresa de TI chamada Proceda desenvolveu um formato padronizado para compartilhar dados de transporte. O padrão funcionou e começou a ser incorporado por marcas de todo o país, tornando-se referência.

Vantagens do EDI no Transporte 

Como uma das etapas integrantes do setor de logística, o transporte de produtos requer grande troca de dados e relatórios. Nessa fase, o sistema EDI ajuda a empresa contratante e a transportadora durante o processo.

Basicamente, o fluxo acontece da seguinte maneira: a empresa reúne as notas fiscais eletrônicas dos produtos que serão despachados e gera um arquivo NOTFIS em seu sistema com acesso ao EDI.

O documento é enviado a transportadora, que confere as informações e gera outro arquivo denominado Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Esse registro acompanha todas as etapas do serviço de transporte. Com o CT-e, é possível produzir outros modelos de EDIs como CONEMB, DOCCOB e OCOREN, que permitem o rastreamento dos itens e atualização do TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte). 

Ou seja, o EDI permite enviar para a transportadora, informações sobre notas fiscais e cargas liberadas para faturamento. Já a transportadora pode direcionar para o cliente informações como entregas realizadas, entregas não realizadas ou malsucedidas, itens embarcados para transporte, itens faturados, dados de cobrança pelas entregas realizadas.

Como um ERP atua nesse processo

As atividades dentro da indústria são complexas e dinâmicas e quanto mais automatizado for o processo melhor. Por isso, todas as etapas da cadeia produtiva devem ser otimizadas pela tecnologia e integradas pelas ferramentas certas. Esse alinhamento inclui o sistema EDI. 

Além de compartilhar informação e acompanhar a evolução da fabricação, o ERP tem uma função importante nesse processo uma vez que o software tem a capacidade de traduzir para o usuário os dados contidos no arquivo EDI.

Então, a solução de gestão importa os documentos EDI, decodifica a informação que está em arquivo texto para o usuário, gera os pedidos de forma automática e encaminha esse conhecimento para as ferramentas que integram a gestão de departamentos como estoque, logística e financeiro. 

Integração com WMS

Dentro do ERP, você encontra recursos como o WMS (Warehouse Management System), ferramenta especializada em controle de estoque. Essa área do ERP permite automatizar as atividades operacionais do armazém, e então localizar com rapidez os produtos estocados e controlar a entrada e saída dos itens. 

As informações produzidas e organizadas pelo EDI, por serem sobre movimentação de materiais, estão diretamente ligadas a administração realizada pelo WMS. Com dados sobre a entrega de produtos, tempo de deslocamento dos itens, pagamentos efetuados, especificações de peças, rastreabilidade das mercadorias, entre outras indicações que o sistema oferece, os profissionais da cadeia produtiva conseguem controlar melhor o estoque e, consequentemente, o fluxo de valor. Além disso, a indústria melhora o relacionamento com os seus parceiros e clientes.

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Logística 4.0 – Evolução do sistema logístico

O conceito de Indústria 4.0 já é conhecido por muitas pessoas. Porém, o termo Logística 4.0 ainda não é tão difundido assim. Em ambos os casos, estamos falando de novas tecnologias e recursos voltados sobretudo para o ganho de eficiência, agilidade e redução de custos.

O que é a logística 4.0?

Em um modelo tradicional da Indústria, a produção é feita em grande escala, com grandes quantidades de produtos. Dessa forma, acumula estoques, mantendo os itens disponíveis para cumprir com a demanda sem correr o risco de faltas.

A medida que a tecnologia e os sistemas de produção avançam, pode-se focar na exigência do cliente, produzir bens personalizados e fabricar apenas o necessário para a comercialização em um curto período de tempo.

Para tornar isso possível, é preciso que toda a cadeia de suprimentos tenha o mesmo pensamento, mantendo assim necessidades alinhadas. Dessa forma, diminui-se o consumo de matéria-prima e produtos acabados, restringe-se os níveis de estoque, aumenta-se a agilidade dos processos e se otimiza os processos de entregas.

Como consequência, as empresas passam a não depender mais de grandes centros de distribuição. Dessa forma toda a supply chain ganha em eficiência, qualidade e diminuição dos prazos. É aí que entra o conceito da Logística 4.0, necessário para que as empresas possam se tornar mais competitivas.

A Logística 4.0 pode ser definida como uma evolução da logística tradicional. Como premissa básica está a necessidade de investimento em tecnologia para conseguir aumentar a eficiência e reduzir gastos.

O foco é usar a tecnologia como a maior aliada do crescimento organizacional. Assim, a tendência é a de que os processos sejam automatizados, contribuindo para o aumento da produtividade e o ganho de eficiência nas operações.

Assim, torna-se toda a operação conectada, desde máquinas e transportadoras até os colaboradores. O foco sempre está em manter uma logística mais rápida, conectada e inteligente.

Redução de perdas

Torna-se mais fácil conhecer os produtos em tempo hábil, e portanto elaborar uma solução mais efetiva. Além disso, também se consegue promover a redução de perdas nos estoques, a necessidade de retrabalho, problemas com avarias e extravios, entre outros problemas que podem comprometer a produtividade, os custos e os resultados.

Melhora na análise de dados

O investimento em tecnologia ajuda a potencializar os resultados à medida que se utiliza sistemas integrados para realizar as análises. Essas soluções tem como resultado o fornecimento de insights para a otimização dos processos e a criação de estratégias mais eficazes.

Maior foco na estratégia de negócios

O foco na Logística 4.0 é voltado para a estratégia organizacional. Os objetivos estão sempre relacionados a aprimorar e modernizar a gestão, eliminar (ou minimizar) gargalos e desperdícios, otimizar o tempo e reduzir os custos sem comprometer a qualidade.

Para isso, promove-se grande conectividade entre os processos, monitorando os fluxos de trabalho com precisão e mantendo as informações acessíveis e sempre atualizadas.