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Vantagens do EDI: Como aproveitar?

As vantagens do EDI são um diferencial para as empresas. Um dos grandes desafios dos gestores é conseguir organizar a comunicação entre os setores da empresa, utilizando seus próprios canais e sistemas de informação. Essa tarefa se torna mais complexa quando acrescentamos fornecedores, parceiros e clientes à rede que compõe o dia a dia corporativo. 

Aliás, chega a ser difícil compreender como, antigamente, as companhias conduziam seus negócios com registros manuais. Houve uma série de esforços e melhorias em torno do tema. Elas buscaram assim a padronização, automatização das transações comerciais até chegarmos ao EDI atual.

Você deve estar se perguntando: afinal, o significa EDI? Vamos abordar o que é, quais os benefícios, tipos de arquivos usados e sua contribuição na gestão da cadeia produtiva.

Como funciona o EDI

Electronic Data Interchange, significa Intercâmbio Eletrônico de Dados ou Troca Eletrônica de Dados. De forma simples, refere-se à transmissão eletrônica de documentos padronizados entre sistemas de computadores diferentes. 

Por exemplo, grandes montadoras colecionam em média 2,5 mil fornecedores. A fim de manter o fluxo funcionando perfeitamente, é preciso uma comunicação constante, precisa e ágil com todas as empresas. A partir dessa necessidade, surgiu enfim o EDI para automatizar o envio e recebimento de documentos entre parceiros comerciais.

O sistema é portanto, uma forma de aumentar a eficiência no processo de intermediação de negociações. O EDI permite cruzar informações relativas à Nota Fiscal, comprovantes, dados de produtos, entregas, pagamentos entre outros.

Vantagens do EDI

Automatizar etapas recorrentes que eram realizadas de maneira manual, já é uma grande vantagem para o desempenho da corporação. Entre outras vantagens do EDI estão a redução de falhas, redução de custos, agilidade nos processos, aumento de produtividade, assim como, melhora no controle de produtos em estoque e transporte.

Arquivos enviados por EDI

Notas Fiscais – NOTFIS: contém as mesmas informações das notas fiscais, porém com a Nota Fiscal Eletrônica as empresas preferem enviar no formato “xml”.

Conhecimentos de transporte – CONEMB: contém informações sobre Conhecimentos de Transporte gerados pelas transportadoras. Quando há redespacho, os dados são enviados de transportadora para transportadora.

Ocorrência de entregas – OCOREN: contém informações sobre os produtos durante o transporte como atrasos, extravios e danos (coletas e entregas realizadas).

Documento de cobrança – DOCCOB: contém informações sobre a lista de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) que foram liberados para pagamento. 

Vantagens do EDI na Logística 

O EDI começou a ser aplicado primeiramente no varejo e na indústria de transportes. Assim, desde o início contribuiu com a área de logística, sendo o EDI PROCEDA o padrão mais adotado pelo setor.

Na década de 90, uma empresa de TI chamada Proceda desenvolveu um formato padronizado para compartilhar dados de transporte. O padrão funcionou e começou a ser incorporado por marcas de todo o país, tornando-se referência.

Vantagens do EDI no Transporte 

Como uma das etapas integrantes do setor de logística, o transporte de produtos requer grande troca de dados e relatórios. Nessa fase, o sistema EDI ajuda a empresa contratante e a transportadora durante o processo.

Basicamente, o fluxo acontece da seguinte maneira: a empresa reúne as notas fiscais eletrônicas dos produtos que serão despachados e gera um arquivo NOTFIS em seu sistema com acesso ao EDI.

O documento é enviado a transportadora, que confere as informações e gera outro arquivo denominado Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Esse registro acompanha todas as etapas do serviço de transporte. Com o CT-e, é possível produzir outros modelos de EDIs como CONEMB, DOCCOB e OCOREN, que permitem o rastreamento dos itens e atualização do TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte). 

Ou seja, o EDI permite enviar para a transportadora, informações sobre notas fiscais e cargas liberadas para faturamento. Já a transportadora pode direcionar para o cliente informações como entregas realizadas, entregas não realizadas ou malsucedidas, itens embarcados para transporte, itens faturados, dados de cobrança pelas entregas realizadas.

Como um ERP atua nesse processo

As atividades dentro da indústria são complexas e dinâmicas e quanto mais automatizado for o processo melhor. Por isso, todas as etapas da cadeia produtiva devem ser otimizadas pela tecnologia e integradas pelas ferramentas certas. Esse alinhamento inclui o sistema EDI. 

Além de compartilhar informação e acompanhar a evolução da fabricação, o ERP tem uma função importante nesse processo uma vez que o software tem a capacidade de traduzir para o usuário os dados contidos no arquivo EDI.

Então, a solução de gestão importa os documentos EDI, decodifica a informação que está em arquivo texto para o usuário, gera os pedidos de forma automática e encaminha esse conhecimento para as ferramentas que integram a gestão de departamentos como estoque, logística e financeiro. 

Integração com WMS

Dentro do ERP, você encontra recursos como o WMS (Warehouse Management System), ferramenta especializada em controle de estoque. Essa área do ERP permite automatizar as atividades operacionais do armazém, e então localizar com rapidez os produtos estocados e controlar a entrada e saída dos itens. 

As informações produzidas e organizadas pelo EDI, por serem sobre movimentação de materiais, estão diretamente ligadas a administração realizada pelo WMS. Com dados sobre a entrega de produtos, tempo de deslocamento dos itens, pagamentos efetuados, especificações de peças, rastreabilidade das mercadorias, entre outras indicações que o sistema oferece, os profissionais da cadeia produtiva conseguem controlar melhor o estoque e, consequentemente, o fluxo de valor. Além disso, a indústria melhora o relacionamento com os seus parceiros e clientes.

A EBInterchange possui mais de 15 anos de experiência em integração de sistemas e projetos EDI. Entre em contato conosco e conheça mais sobre o EDI e as vantagens que ele pode trazer para sua empresa.

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WMS e ERP, a importância da integração

Cada dia aumenta mais o uso de ERP e WMS na logística. Essas soluções tecnológicas usadas de maneira integrada certamente geram diversas vantagens de gestão que potencializam resultados.

O que é ERP?

Um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) destina-se ao gerenciamento integrado dos processos e operações da empresa.
Os aplicativos de ERP são populares por sua capacidade de reunir pessoas, know-how, componentes de software e hardware e então disponibilizá-los para toda a organização assim como por sua contribuição no alcance de objetivos específicos e gerais da empresa.
Um sistema ERP também se caracteriza por ser composto por módulos projetados para diversas áreas funcionais específicas. Ele inclui vendas, compras, manufatura, finanças, contabilidade assim como diversas outras áreas, com a diferença de que eles estão totalmente integrados e acessam um banco de dados compartilhado.

As empresas que implementam soluções de ERP portanto o fazem para obter:
    • gerenciamento integrado de todos os componentes do negócio, através do acesso a um banco de dados comum;
    • um modo de trabalho online, que facilita a comunicação entre pessoas, departamentos e locais;
    • automação e padronização de processos operacionais, eliminação de operações manuais que levam ao aumento da produtividade;
    • melhoria do processo de aquisição, com a possibilidade de ajustar a compra de acordo com o tamanho da venda;
    • aumentar a qualidade do atendimento ao cliente através da transparência das informações sobre os produtos, estoques, preços;
    • diminuição o tempo de entrega de pedidos devido à transferência mais rápida de informações entre os departamentos;
    • melhorias contínuas no fluxo de caixa através da implementação de políticas comerciais coerentes.

O que é WMS?

Um sistema de WMS (Warehouse Management System) é um componente da cadeia de suprimentos. Sua função portanto é controlar o movimento de mercadorias dentro do depósito.
As soluções WMS automatizam e ao mesmo tempo otimizam as atividades de recebimento, armazenamento, coleta e envio de mercadorias. Assim ele fornece permanentemente informações em tempo real sobre os estoques e o status do espaço de armazém.

Nesse sentido, um bom WMS é capaz de cobrir as atividades de embalagem, estoque ou reabastecimento.
Em linhas gerais, as empresas implementam soluções de WMS em suas estratégias de logísticas por conta desses benefícios:

    • ajuda a otimizar o inventário;
    • aumenta a precisão do processo de picking;
    • facilita os processos de estoque;
    • permite a rastreabilidade de lotes;
    • reduz significativamente o tempo dedicado ao manuseio de mercadorias;
    • oferece informações em tempo real com relação ao estoque de mercadorias;
    • contribui para aumentar a produtividade dos funcionários;
    • novas contratações se integram mais rapidamente;
    • elimina o risco envolvido pela rotatividade de pessoal;
    • fornece maior visibilidade sobre todas as atividades no armazém.

Qual a importância da integração de ERP e WMS na logística?

Integrar ERP e WMS na logística é uma excelente escolha, pois atuando de maneira conjunta essas duas soluções oferecem uma série de benefícios de gestão. Confira, a seguir, um detalhamento das principais vantagens.

Clareza nas operações da cadeia de suprimentos

Quando se trata de distribuição, a clareza e a percepção da cadeia de suprimentos e dos canais de distribuição estão certamente ligadas ao seu sucesso. Muitos distribuidores atacadistas têm conflito direto com a clareza da cadeia de suprimentos, afetando a margem de lucro.
Assim, com ERP e WMS integrados, é possível automatizar processos, melhorarando a visibilidade das operações e redes de distribuição.